Sachverhalt:

Seit der Neuanschaffung der EDV-Anlage im Jahr 2008 wurden viele neue Programme angekauft, sowie Datenbanken erweitert. Es wurde unter anderem EasyArchiv, komXwork und Session neu angeschafft. Seit der Einführung von komXwork sammeln sich immer mehr digitale Akten an. Auch die Umstellung auf den neuen Personalausweis zum 01.11.2010 erforderte viel Speichervolumen. Zuletzt wurde auch die Datenbank der Stromabteilung in zwei Datenbanken aufgeteilt. Diese großen Punkte sorgen letztendlich dafür, dass der Speicherplatz auf den Servern drastisch gesunken ist.

Die Gemeinde Hemhofen verfügt über drei Server. Server 1 und 2 sind die Hauptserver. Der Server 3 ist für die Datensicherung zuständig und soll als Notfallserver bei Ausfall eines Servers dienen. Bereits Mitte des Jahres 2011 musste ein externes Speichermedium angeschafft werden, da der Notfall- und Sicherungsserver nicht mehr die Größe der Datenmenge der Sicherungen speichern konnte. Dieser ist also ebenfalls überfüllt und könnte einem aktuellen Ausfall der anderen Server nicht Stand halten. Auch seitens der EDV-Beauftragten der Gemeinde Hemhofen müssen immer wieder kleinere Ausfälle von Programmen und Programmservern behoben werden. Diese Ausfälle sind mit einem großen Arbeitsaufwand für die Verwaltung verbunden. Auch kann derzeit nicht gewährleistet werden, dass die Programme auf dem aktuellsten Stand gehalten werden können. Bereits ein etwas größeres Update kann unter Umständen wegen des geringen Speichers nicht mehr eingespielt werden.

Eine Erweiterung bzw. Erneuerung ist unbedingt nötig. Wobei durch die Erweiterung eine funktionierende Ausfallsicherheit weiterhin nicht gewährleistet ist. Lediglich das Speichervolumen wird hierdurch vergrößert. Auch werden die Ausgaben für eine Kompletterneuerung maximal um 1-2 Jahre verschoben.

Bei einer Neuanschaffung belaufen sich die Hard- und Softwarekosten auf 53.129,93 €, brutto, wobei die Firma LivingData einen Rabatt von 10% gewährt. Bei einer Vereinbarung auf Mietbasis kommen Kosten in Höhe von 55.622,52 €, brutto, auf die Gemeinde Hemhofen zu. Die Installationskosten für beide Varianten werden auf ca. 19.635,00 €, brutto, angesetzt.

 

1. Bgm. Wersal begrüßte dann die Herren Bisch von der AKDB und Jeziorski von LivingData welche die technischen Rahmenbedingungen und Notwendigkeiten erläuterten und für Rückfragen des Gemeinderates zur Verfügung standen.

Beschlussvorschlag:

1.      Der Sachverhalt der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen

2.      Eine Entscheidung über die Anschaffung eines neuen Servers wird zurückgestellt.

3.      Die Verwaltung wird beauftragt zu klären, ob und zu welchen Bedingungen eine stärkere Nutzung des Outsourcing von Anwendungsprogrammen möglich ist und ob und zu welchen Bedingungen bei der notwendigen Hardwarebeschaffung und den Installations- und Umstellungsarbieten auf örtliche Anbieter zurückgegriffen werden kann.